Ubiqus reporting : garder une trace écrite...

Que faire quand on est en même temps occupé par un client qui doit parler en public et que son discours devra faire l'objet d'une diffusion rapide aux médias ( entre autre dans le cas où des journalistes ne puissent se déplacer pour écouter une allocution ? On peut faire appel aux professionnels de la prise de note et du compte-rendu de réunion. Ubiqus domine ce marché et nous explique le fonctionnement de son service par la voix de sa responsable commerciale, Sophie Picouleau.

Planète-RP : Quelle est l'histoire de la société Ubiqus ?

Sophie Picouleau : UBIQUS (ex Hors Ligne) est née en 1990 avec à sa tête deux étudiants d'HEC, Antoine Bello et François Lamotte, qui sont toujours aujourd'hui co-présidents de l'Entreprise. Au début de la société, ils assistaient à des réunions et proposaient aux clients des synthèses en temps réel, c'est-à-dire rendues quelques minutes après la fin de la réunion.
Au fil des années, les missions se sont multipliées grâce au bouche-à-oreille, ce qui a conduit l'entreprise à embaucher des rédacteurs permanents. Les premiers commerciaux sont arrivés et l'offre a été définie suivant deux grandes familles de documents : les comptes rendus et les synthèses. En avril 1999, la société s'introduit sur le marché libre de la bourse de Paris avant d'être transférée au nouveau marché en octobre 2000. Aujourd'hui, la société est implantée dans trois pays - la France, l'Angleterre et les Etats-Unis - compte au total 180 salariés et réalise un chiffre d'affaires de 16 millions d'euros.

PRP : Quels sont les services que vous proposez aujourd'hui aux entreprises ?

SP : Ubiqus a fait de la rédaction de comptes rendus et de synthèses son métier. Nous garantissons à nos clients des documents parfaitement rédigés, immédiatement exploitables et conçus sur mesure, dans des délais de remise réduits à l'extrême. Notre prestation la plus spectaculaire est la rédaction de synthèses en temps réel qui sont rendues 3 minutes après la fin de la réunion.

PRP : Constatez-vous une évolution dans l'utilisation du verbatim dans les supports de communication ?

SP: Le verbatim est toujours utilisé. Dans la plupart des cas, il sert à l'archivage ou à la rédaction d'un document plus synthétique. Le verbatim, peu souvent exploitable en l'état, laisse peu à peu la place à des documents plus courts et plus communicants.

PRP : Quels sont les enseignements et tendances qui ressortent de votre longue expérience des prises de notes ?

SP : Il est particulièrement difficile de répondre à cette question, chaque réunion étant par définition unique. Ainsi, des dirigeants évoquant la création d'un nouveau produit ne le présenteront pas de la même façon à leurs salariés et à la presse. Les supports visuels doivent venir en complément du discours, et non l'inverse. A contrario, seuls les écrits restent. C'est pourquoi la rédaction d'un compte rendu ou d'une synthèse distribué aux participants à l'issue de la réunion est un atout majeur dans la communication des entreprises.

PRP : Quelles évolutions liées au Net ont et auront des conséquences sur votre activité ?

SP : Face à l'arrivée de nouveaux supports de diffusion comme les sites Web (Internet ou Intranet), notre offre a évolué vers des documents longs de référence et des documents plus courts, tels les abstracts, pour une communication plus rapide et plus efficace. De même, nous retrouvons de plus en plus souvent les documents que nous rédigeons sur les sites Internet de nos clients. Enfin, pour mieux répondre à ces derniers, nous avons créé une entité, Ubiqus Content. Expert du contenu et de sa gestion, sa vocation est de définir une politique éditoriale on line déclinée de la stratégie de communication des entreprises.

www.ubiqus.com